Allgemeine Geschäftsbedingungen der kiba solutions GmbH Stand: Februar 2026
§ 1 Geltungsbereich
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für sämtliche Geschäftsbeziehungen zwischen der kiba solutions GmbH, Peter-Vischer-Str. 12, 12157 Berlin (nachfolgend „kiba" oder „Anbieter"), und ihren Kunden (nachfolgend „Auftraggeber").
1.2 Die AGB gelten sowohl für die Nutzung der Webseite kiba.berlin als auch für sämtliche vertraglichen Leistungen des Anbieters, insbesondere Beratungsleistungen, Softwareentwicklung, Bereitstellung von Software als Dienst (SaaS), Schulungen, digitale Mediendienstleistungen sowie die Installation und Wartung von IT-Systemen.
1.3 Es gelten ausschließlich diese AGB. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Auftraggebers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
1.4 Diese AGB richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen.
§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungen
2.1 Der Anbieter erbringt Dienstleistungen in folgenden Bereichen:
a) Beratung und Coaching: Strategische Beratung zur Einführung und Nutzung von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI), Prozessanalyse, Workshops und Schulungen.
b) Softwareentwicklung: Konzeption, Entwicklung und Implementierung individueller Softwarelösungen, insbesondere unter Einsatz von KI-Technologien und großen Sprachmodellen (Large Language Models).
c) Software-as-a-Service (SaaS): Bereitstellung von Softwareanwendungen über das Internet zur Nutzung im Abonnement.
d) IT-Systeminstallation: Einrichtung, Konfiguration und Wartung von IT-Systemen, einschließlich lokaler KI-Infrastruktur auf kundeneigener Hardware.
e) Digitale Mediendienstleistungen: KI-gestützte Erstellung von Inhalten, Kampagnenentwicklung und Medienproduktion.
2.2 Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot, der Leistungsbeschreibung oder dem Einzelvertrag. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.
§ 3 Vertragsschluss
3.1 Angebote des Anbieters sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind.
3.2 Der Vertrag kommt durch Annahme des Angebots durch den Auftraggeber zustande. Die Annahme kann schriftlich, per E-Mail oder durch konkludentes Handeln (z. B. Beauftragung, Nutzung der Leistung) erfolgen.
3.3 Bei SaaS-Leistungen kommt der Vertrag mit Abschluss des Registrierungsvorgangs oder der Auftragsbestätigung durch den Anbieter zustande.
§ 4 Leistungserbringung und Mitwirkungspflichten
4.1 Der Anbieter erbringt seine Leistungen nach dem anerkannten Stand der Technik und mit der im Geschäftsverkehr üblichen Sorgfalt.
4.2 Termine und Fristen sind nur verbindlich, wenn sie ausdrücklich schriftlich als verbindlich vereinbart worden sind.
4.3 Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Anbieter bei der Leistungserbringung in zumutbarem Umfang zu unterstützen. Dazu gehören insbesondere:
a) die rechtzeitige Bereitstellung von erforderlichen Informationen, Daten, Zugängen und Materialien;
b) die Benennung eines kompetenten Ansprechpartners;
c) die rechtzeitige Mitwirkung an Abstimmungen, Abnahmen und Freigaben;
d) die Bereitstellung einer funktionsfähigen technischen Infrastruktur, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist.
4.4 Verzögerungen, die auf eine nicht rechtzeitige oder nicht ordnungsgemäße Mitwirkung des Auftraggebers zurückzuführen sind, gehen nicht zulasten des Anbieters. Hierdurch entstehender Mehraufwand kann dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden.
§ 5 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum
5.1 Der Anbieter räumt dem Auftraggeber nach vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung die vertraglich vereinbarten Nutzungsrechte an den Arbeitsergebnissen ein. Art und Umfang der Nutzungsrechte ergeben sich aus dem jeweiligen Einzelvertrag.
5.2 Soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, gelten folgende Nutzungsrechte:
a) Individualsoftware und Werkleistungen: Der Auftraggeber erhält nach vollständiger Bezahlung ein einfaches, zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht an den individuell für ihn erstellten Arbeitsergebnissen. Eine Übertragung auf verbundene Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. AktG ist zulässig.
b) SaaS-Leistungen: Der Auftraggeber erhält ein einfaches, nicht übertragbares, auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht an der bereitgestellten Software.
c) Beratungs- und Schulungsleistungen: Der Auftraggeber erhält ein einfaches, zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht an den im Rahmen der Beratung erstellten Dokumenten und Materialien.
5.3 Vorbestehende Rechte des Anbieters an Werkzeugen, Methoden, Frameworks, Bibliotheken und allgemeinem Know-how bleiben unberührt. Der Anbieter ist berechtigt, diese auch für andere Kunden einzusetzen und weiterzuentwickeln.
5.4 An individuell für den Auftraggeber entwickelter Software können durch gesonderte Vereinbarung ausschließliche Nutzungsrechte oder die vollständige Übertragung der Rechte vereinbart werden.
5.5 Quellcode wird nur herausgegeben, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.
5.6 Der Auftraggeber nimmt zur Kenntnis, dass die Arbeitsergebnisse Open-Source-Komponenten enthalten können. Für diese gelten die jeweiligen Open-Source-Lizenzbedingungen vorrangig. Der Anbieter informiert den Auftraggeber auf Anfrage über die eingesetzten Open-Source-Komponenten und deren Lizenzen. Eine Gewährleistung oder Haftung des Anbieters für Open-Source-Komponenten Dritter ist ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
§ 6 Besondere Bestimmungen für Software und SaaS
6.1 Bereitstellung: Bei SaaS-Leistungen stellt der Anbieter die Software über das Internet zur Nutzung bereit. Der Anbieter schuldet die Verfügbarkeit der Software am Übergabepunkt zum Internet.
6.2 Verfügbarkeit: Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der SaaS-Leistungen. Etwaige Verfügbarkeitszusagen (Service Level Agreements) werden im Einzelvertrag geregelt. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit rechtzeitig angekündigt.
6.3 Datensicherung: Der Anbieter führt regelmäßige Sicherungen der Systemdaten durch (mindestens tägliche Backups, sofern im Einzelvertrag keine abweichende Frequenz vereinbart ist). Im Falle eines Datenverlusts stellt der Anbieter die Daten aus der letzten verfügbaren Sicherung wieder her. Der Auftraggeber ist ergänzend für die Sicherung seiner Daten durch regelmäßige Exporte und eigene Archivierung verantwortlich, insbesondere für Daten auf eigenen Endgeräten.
6.4 Updates und Weiterentwicklung: Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und Anpassungen vorzunehmen, sofern die vertraglich vereinbarte Funktionalität dadurch nicht wesentlich eingeschränkt wird.
6.5 Datenherausgabe: Nach Vertragsende hat der Auftraggeber Anspruch auf Herausgabe seiner Daten in einem gängigen Format. Der Anbieter stellt die Daten innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende bereit. Danach ist der Anbieter berechtigt, die Daten zu löschen.
6.6 Lokale Installationen: Werden Softwarelösungen auf kundeneigener Hardware betrieben, trägt der Auftraggeber die Verantwortung für die Beschaffung, den Betrieb und die Wartung der Hardware. Der Anbieter haftet nicht für Hardware-bedingte Ausfälle oder Datenverluste.
§ 7 Vergütung und Zahlungsbedingungen
7.1 Die Vergütung richtet sich nach dem jeweiligen Angebot oder der individuellen Vereinbarung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
7.2 Beratungsleistungen werden, soweit nicht anders vereinbart, nach Aufwand auf Basis der im Angebot genannten Tages- oder Stundensätze abgerechnet.
7.3 Rechnungen sind, sofern nicht anders vereinbart, innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.
7.4 Bei wiederkehrenden Leistungen (SaaS, Retainer) erfolgt die Abrechnung monatlich im Voraus, sofern nicht anders vereinbart.
7.5 Einwendungen gegen Rechnungen sollen innerhalb von 14 Tagen nach Zugang schriftlich geltend gemacht werden. Spätere Einwendungen bleiben bei nachweisbaren Fehlern oder offensichtlichen Unrichtigkeiten unberührt.
7.6 Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) sowie eine Mahnpauschale von 40,00 EUR (§ 288 Abs. 5 BGB) zu verlangen.
7.7 Der Anbieter ist berechtigt, bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen die Erbringung weiterer Leistungen bis zur vollständigen Zahlung auszusetzen. Bei SaaS-Leistungen kann der Zugang vorübergehend gesperrt werden.
7.8 Der Auftraggeber kann gegenüber Forderungen des Anbieters nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Auftraggeber nur geltend machen, soweit es auf Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis beruht.
§ 8 Vertragslaufzeit und Kündigung
8.1 Die Vertragslaufzeit ergibt sich aus dem jeweiligen Einzelvertrag.
8.2 Projektbezogene Verträge (Beratung, Softwareentwicklung) enden mit der Abnahme der vereinbarten Leistungen, sofern nicht anders geregelt.
8.3 Abnahme: Der Anbieter stellt dem Auftraggeber die Arbeitsergebnisse zur Abnahme bereit und teilt dies in Textform mit. Der Auftraggeber hat die Arbeitsergebnisse innerhalb von 14 Tagen nach Bereitstellung zu prüfen und die Abnahme zu erklären oder etwaige Mängel in Textform zu rügen. Erklärt der Auftraggeber innerhalb der Prüfungsfrist weder die Abnahme noch rügt er Mängel, gilt die Abnahme als erteilt. Der Anbieter wird den Auftraggeber bei Bereitstellung auf diese Rechtsfolge hinweisen. Unwesentliche Mängel berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme. Die Abnahme kann auch in Teilen (Teilabnahme) erfolgen, sofern dies im Einzelvertrag vereinbart ist.
8.4 Dauerschuldverhältnisse (SaaS, Retainer) verlängern sich automatisch um den ursprünglich vereinbarten Zeitraum, sofern sie nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt werden, es sei denn, im Einzelvertrag ist eine abweichende Frist vereinbart.
8.5 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:
a) die andere Partei trotz Mahnung und angemessener Nachfristsetzung eine wesentliche Vertragspflicht verletzt;
b) über das Vermögen der anderen Partei ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird;
c) der Auftraggeber mit der Zahlung fälliger Vergütung trotz Mahnung länger als 60 Tage in Verzug ist.
8.6 Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail genügt).
§ 9 Gewährleistung und Mängelansprüche
9.1 Der Anbieter gewährleistet, dass die Leistungen den vertraglich vereinbarten Anforderungen entsprechen. Maßgeblich ist die im Einzelvertrag oder in der Leistungsbeschreibung dokumentierte Beschaffenheit.
9.2 Mängel hat der Auftraggeber unverzüglich nach Entdeckung schriftlich zu rügen. Die Rüge muss den Mangel nachvollziehbar beschreiben.
9.3 Bei berechtigten Mängelrügen leistet der Anbieter nach eigener Wahl Nachbesserung oder Neulieferung. Schlagen zwei Nachbesserungsversuche fehl, stehen dem Auftraggeber die gesetzlichen Rechte zu.
9.4 Die Gewährleistungsfrist beträgt zwölf Monate ab Abnahme, sofern nicht gesetzlich eine längere Frist zwingend vorgeschrieben ist.
9.5 Für SaaS-Leistungen gelten Mängelansprüche hinsichtlich nachvollziehbar dokumentierter Mängel. Die Dokumentation soll insbesondere Fehlerbeschreibung, Zeitpunkt des Auftretens, betroffene Funktionen sowie nach Möglichkeit Screenshots, Logdaten oder Schritte zur Nachstellung umfassen.
§ 10 Haftung und Haftungsbeschränkung
10.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung des Anbieters beruhen, sowie für Schäden, die von der Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz umfasst sind, und für alle Schäden, die auf vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Vertragsverletzungen sowie Arglist des Anbieters beruhen.
10.2 Bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) durch leichte Fahrlässigkeit ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf.
10.3 Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
10.4 Die Haftung des Anbieters ist – außer in Fällen des § 10.1 – je Schadensereignis auf die Höhe der vom Auftraggeber in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Nettovergütung begrenzt, mindestens jedoch auf 25.000 EUR und maximal auf 100.000 EUR.
10.5 Der Anbieter haftet nicht für den Verlust von Daten des Auftraggebers, soweit der Schaden dadurch entstanden ist, dass der Auftraggeber es unterlassen hat, seine ergänzende Datensicherungspflicht gemäß § 6.3 wahrzunehmen, und der Anbieter seine eigene Sicherungspflicht ordnungsgemäß erfüllt hat.
10.6 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und Subunternehmer des Anbieters.
§ 11 Besondere Hinweise zu KI-gestützten Leistungen
11.1 Der Auftraggeber nimmt zur Kenntnis, dass bei der Leistungserbringung Technologien der Künstlichen Intelligenz, insbesondere große Sprachmodelle (Large Language Models), zum Einsatz kommen können.
11.2 Keine Garantie der Ergebnisse: KI-generierte Ergebnisse (Texte, Analysen, Vorschläge, Code) stellen automatisierte Ausgaben dar und können Ungenauigkeiten, Fehler oder unvollständige Informationen enthalten. Der Auftraggeber ist verpflichtet, KI-generierte Ergebnisse vor der Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen.
11.3 Keine Fachberatung: KI-gestützte Leistungen ersetzen keine fachliche Beratung durch qualifizierte Fachkräfte. Insbesondere stellen sie keine Rechtsberatung, Steuerberatung, medizinische Beratung oder Diagnose dar. Die Verantwortung für Entscheidungen, die auf Grundlage von KI-Ergebnissen getroffen werden, verbleibt beim Auftraggeber.
11.4 Kein Medizinprodukt: Sofern Softwarelösungen des Anbieters nicht ausdrücklich als Medizinprodukt gekennzeichnet und entsprechend zertifiziert sind, dienen sie ausschließlich der organisatorischen und administrativen Unterstützung. Solche Lösungen stellen keine Medizinprodukte im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745 dar, enthalten keine diagnostische oder therapeutische Entscheidungsautomatisierung und dürfen nicht als alleinige Grundlage für medizinische oder therapeutische Entscheidungen herangezogen werden.
11.5 Weiterentwicklung von KI-Modellen: Der Auftraggeber nimmt zur Kenntnis, dass Drittanbieter von KI-Modellen ihre Modelle fortlaufend verändern können. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass Ergebnisse von KI-Modellen zu verschiedenen Zeitpunkten identisch oder gleichwertig ausfallen.
§ 12 Vertraulichkeit
12.1 Die Parteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen der Vertragsbeziehung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich zu behandeln und nur für die Zwecke der Vertragsdurchführung zu verwenden.
12.2 Als vertraulich gelten alle Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt, insbesondere Geschäftsgeheimnisse, technische Daten, Kundendaten, Preise, Strategien und Geschäftsprozesse.
12.3 Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht für Informationen, die:
a) zum Zeitpunkt der Mitteilung bereits öffentlich bekannt sind oder ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich werden;
b) der empfangenden Partei vor der Mitteilung bereits rechtmäßig bekannt waren;
c) der empfangenden Partei von einem Dritten ohne Vertraulichkeitsverpflichtung rechtmäßig mitgeteilt werden;
d) aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offengelegt werden müssen.
12.4 Die Vertraulichkeitsverpflichtung hinsichtlich Geschäftsgeheimnissen im Sinne des GeschGehG besteht zeitlich unbefristet. Für sonstige vertrauliche Informationen besteht die Vertraulichkeitsverpflichtung während der Vertragslaufzeit und für einen Zeitraum von drei Jahren nach Vertragsende fort.
§ 13 Datenschutz
13.1 Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Auftraggebers gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO und des BDSG. Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung des Anbieters.
13.2 Soweit der Anbieter im Auftrag des Auftraggebers personenbezogene Daten verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO ab.
13.3 Der Anbieter verpflichtet sich, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten des Auftraggebers zu treffen. Die aktuellen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sind als Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag einsehbar.
13.4 Der Anbieter setzt zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer und Drittanbieter ein (insbesondere Cloud-Infrastruktur, KI-Modell-Provider). Eine aktuelle Liste der Unterauftragnehmer (Subprocessor-Liste) wird dem Auftraggeber auf Anfrage zur Verfügung gestellt und ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags. Der Anbieter informiert den Auftraggeber über beabsichtigte Änderungen der Unterauftragnehmer mit angemessener Frist.
13.5 Der Anbieter verwendet Daten und Inhalte des Auftraggebers nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle, es sei denn, der Auftraggeber hat dem ausdrücklich und gesondert zugestimmt.
§ 14 Nutzung der Webseite
14.1 Die Nutzung der Webseite kiba.berlin ist ergänzend diesen AGB unterworfen. Die Webseite dient der Information über die Leistungen des Anbieters.
14.2 Der Nutzer kann sich über die Webseite für den Erhalt von Informationen und Angeboten registrieren, indem er seine E-Mail-Adresse eingibt. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
14.3 Alle Inhalte der Webseite unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Die Vervielfältigung, Bearbeitung oder Verbreitung außerhalb der Grenzen des Urheberrechts bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters.
14.4 Der Anbieter bemüht sich, die auf der Webseite bereitgestellten Informationen aktuell und korrekt zu halten, übernimmt jedoch keine Gewähr für deren Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität.
§ 15 Höhere Gewalt
15.1 Keine der Parteien haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten, soweit die Nichterfüllung oder Verzögerung auf höhere Gewalt zurückzuführen ist.
15.2 Als höhere Gewalt gelten insbesondere Naturkatastrophen, Epidemien, Pandemien, Krieg, Terrorismus, behördliche Anordnungen, Streiks, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen oder Energieversorgung sowie Cyberangriffe, die trotz angemessener Sicherheitsvorkehrungen nicht verhindert werden konnten.
15.3 Die betroffene Partei hat die andere Partei unverzüglich über das Vorliegen und die voraussichtliche Dauer der höheren Gewalt zu informieren.
§ 16 Schlussbestimmungen
16.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
16.2 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis ist Berlin, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
16.3 Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.
16.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.
16.5 Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB aus triftigem Grund (insbesondere aufgrund gesetzlicher Änderungen, regulatorischer Anforderungen, Sicherheitserfordernisse oder wesentlicher Produktweiterentwicklungen) mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen in Textform zu ändern. Änderungen der Kernleistungen oder der Vergütung bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Auftraggebers. Widerspricht der Auftraggeber der Änderung innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, steht ihm ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu. Der Anbieter wird den Auftraggeber in der Änderungsmitteilung auf das Widerspruchsrecht und das Sonderkündigungsrecht hinweisen.
16.6 Die Abtretung von Rechten aus dem Vertragsverhältnis durch den Auftraggeber bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters.