Automatische Dateinamen und Ablage
Dokumentenpilot
Dokumente, Fotos und PDFs lagen mit uneinheitlichen Namen in Ordnern, Mails und Downloads.
Ein KI-Workflow erkennt Kontext, wird an echten Beispielen geprüft und sortiert Dokumente mit Audit-Trail.
KI, die Ihrem Team wirklich Arbeit abnimmt.
In wenigen Tagen vom KI-Wirrwarr zu einem konkreten Workflow: ein priorisierter Use Case, ein prüfbarer Prototyp, Team-Enablement und klare nächste Schritte.
kiba solutions GmbH hilft KMU in Berlin und Brandenburg mit Forward Deployed AI Engineering, KI-Praxis-Sprints, lokaler KI, Automatisierung und kontrollierter KI-Arbeit. Förderfähigkeit prüfen wir individuell und ohne Zuschussversprechen.
Forward Deployed AI Engineer für KMUIn wenigen Tagen vom KI-Wirrwarr zum ersten Workflow.Wir prüfen den sinnvollsten Hebel und bauen einen sicheren Entwurf mit eurem Team.Kostenlosen KI-Sprint-Check buchen
KI, die Ihrem Team wirklich Arbeit abnimmt.
Wir starten nicht mit Tool-Hype. Wir finden einen wiederkehrenden Prozess, bauen einen prüfbaren KI-Workflow und zeigen, was als nächstes realistisch ist.
1 Prozess
der heute sichtbar Zeit kostet
1 Workflow
als prüfbarer Entwurf mit Freigabe
90 Tage
klare nächste Schritte statt Folienstapel
32 KI-Workflows für den Mittelstand
Konkrete Abläufe mit Aufwand, Entscheidungsmatrix und nächstem Sprint-Schritt – sofort sortierbar
Mit Kostenrahmen
Sofort nutzbar
Keine Anmeldung
✓ Kostenlos • Keine Verpflichtung • DSGVO-konform • Jederzeit abbestellbar
Echte Beispiele
Wir bauen nicht nur Demos. Wir lösen konkrete Arbeitsstellen.
Drei Beispiele aus unserem Alltag: Dokumente sauber benennen, Lieferscheine direkt aus dem Einsatz zurückholen und Unternehmenswissen lokal nutzbar machen. Wir starten mit einem kleinen Prüfstand: echte Beispiele, Gegenbeispiele, Freigaben und eine klare Messlatte.
Vom Einsatz zum unterschriebenen PDF
Workreport-Lieferscheinfluss
Lieferscheine, Fotos, Material und Kundenunterschrift kamen zu spät oder verteilt im Büro an.
Die Workreport-App führt Monteure durch den Nachweis; die Messlatte ist der saubere PDF-Rücklauf ins Büro.
Autonome Wissensdatenbank für lokale KI
Lokale Wissenszentrale
Wissen lag in Ordnern, alten Angeboten und internen Notizen, aber war für neue Fragen kaum nutzbar.
Eine lokale KI arbeitet quellengebunden mit Rollen, DataZones, Freigaben und klaren Grenzen.
Was frisst Zeit?
Wählen Sie den Engpass. Wir zeigen den ersten sinnvollen Sprint.
Ein guter KI-Start braucht keine große Plattformentscheidung. Er braucht einen häufigen Ablauf, echte Beispiele und klare Freigaben.
Mails & Anfragen
Erster sinnvoller KI-Workflow
- Schmerz
- Postfächer laufen voll, Rückfragen bleiben liegen, Prioritäten sind unklar.
- Sprint
- Wir bauen eine Anfrage-Triage mit fehlenden Infos, Antwortentwurf und Freigabe.
- Ergebnis
- Weniger Sortierarbeit, schnellere Reaktion, klarer nächster Schritt.
Leistungen
Unsere Services
Von Strategie über lokale KI bis zur Fördermittelbegleitung — alles aus einer Hand.
Strategische Beratung
Forward Deployed Engineering, Prozessanalyse und KI-Potenziale — mit sauberer Förder-Einordnung vor dem Start.
Praxis: KI-Potenzialanalyse für Bau, Handwerk, Hausverwaltung und Sicherheitstechnik.
Softwareentwicklung
Sprachbots, Workflow-Automation, maßgeschneiderte Integrationen — gebaut auf deinen Stack.
Praxis: Sprachbots für Bautagebücher, Werkstattberichte und strukturierte Einsatzdokumentation.
Lokale KI-Systeme
KI auf deiner eigenen Hardware. Keine Cloud, keine Drittanbieter, DSGVO-konform by design.
Praxis: lokale LLMs für vertrauliche Kunden-, Mandanten- und Patientendaten.
Integration & Automatisierung
Bestehende Systeme, ERP, CRM zu einem KI-gestützten Workflow verknüpft — ohne Rip-and-Replace.
Praxis: n8n-Workflows für E-Mail-Sortierung, Angebote, CRM und Dokumentenablage.
Schulungen & Workshops
Dein Team produktiv mit KI — von Grundlagen bis Prompt-Engineering für den Arbeitsalltag.
Praxis: Workshops für Teams ohne eigene IT-Abteilung, mit konkreten Arbeitsabläufen.
Fördermittelbegleitung
Antragsstellung, Verwendungsnachweis, Abrechnung — wir übernehmen die Papierarbeit.
Praxis: BAFA- und INQA-Vorprüfung, Dokumentation und Umsetzungsfahrplan.
KMU-OS
Kontrollierte KI-Arbeit statt Chatbot-Wildwuchs.
Die Idee aus unserem Control-Plane-Repo ist der Zielzustand: Chat ist der Eingang. Dahinter liegt ein kontrolliertes Arbeitssystem mit Rollen, Quellen, Freigaben, DataZones und Audit. Die Messlatte ist nicht, ob KI beeindruckend klingt, sondern ob sie an echten Fällen sauber hilft.
DataZones
Wissen und Daten bleiben in klaren Grenzen.
Rollen
Nicht jeder darf alles fragen, sehen oder freigeben.
Quellen
Antworten brauchen Belege statt Bauchgefühl.
Freigaben
Riskante Ergebnisse gehen zuerst in die Prüfung.
Audit
Wer, was, womit und warum bleibt nachvollziehbar.
Vertrauen aus dem Mittelstand
Unternehmen, mit denen wir arbeiten
Zwei Angebote - ein Ziel
Branchen-Einstiege
Die gleiche Logik, andere Arbeitsabläufe.
Wir übersetzen den KI-Praxis-Sprint in konkrete Branchenrealität. Kein generischer KI-Vortrag, sondern ein erster sinnvoller Workflow pro Betrieb.
ImmobilienverwaltungMieterkommunikation, Dokumente, Fristen und Eigentümerfragen sauber vorsortieren.Ansehen BuchhaltungBelege, Rückfragen, Kostenstellen und Übergaben ohne manuelle Sucharbeit vorbereiten.Ansehen LogistikStatusmeldungen, Fahrerkommunikation und Eskalationen kontrolliert zusammenführen.Ansehen SicherheitstechnikAngebote, Wartungsdoku, Lieferscheine und GAEB-nahe Abläufe strukturieren.Ansehen
Lass uns loslegen
Erzähl uns von Deinem Unternehmen und wir zeigen Dir, was mit KI möglich ist – unverbindlich und kostenfrei.
Antwort innerhalb eines Werktags
Kurz, konkret, ohne Sales-Druck.
Direkt per Mail
info@kiba.berlinErstgespräch kostenfrei
Wir klären, ob KI hier wirklich lohnt.
Wir prüfen zuerst, ob ein sinnvoller Use Case existiert.
- Kein Tool-Verkauf, bevor der Prozess verstanden ist.
- Keine automatische Verarbeitung sensibler Daten ohne Freigabe.
- Förderfähigkeit prüfen wir separat und ohne Zuschussversprechen.
Produkte
Eigene Produkte, gebaut für echte Betriebe
Neben der Beratung entwickeln wir Software und Angebotsformate, die konkrete Probleme im Mittelstand lösen.
Buchbar
KI-Praxis-Sprint
Erster sinnvoller KI-Workflow in wenigen Tagen.
Ein kompaktes Angebotsformat für Teams, die nicht noch einen Vortrag brauchen: Prozess auswählen, Workflow-Entwurf prüfen, nächste Schritte entscheiden.
Workflow-Entwurf · Tool-Check · 90-Tage-Plan
Live
workreport
Baustelle fertig. Papierkram auch.
Digitaler Arbeitsnachweis für Handwerksbetriebe: kein Arbeitszeit-Rechner, sondern Arbeit, Material und Fotos direkt vor Ort. Der Kunde unterschreibt auf dem Handy, der fertige PDF-Nachweis landet sofort im Büro. Mit Offline-Sync und 14 Tagen kostenlosem Test.
Arbeitsnachweis · Kundenunterschrift · Offline-Sync
Im Aufbau
diebausoftware.de
Baumanagement neu gedacht.
Enterprise-Baumanagement-Plattform für Budget-Kontrolle, Dokumentenmanagement, Bautagebuch und Genehmigungen. Multi-Tenant, rollenbasiert, DSGVO-konform.
Node · PostgreSQL · MinIO
Weitere Produkte befinden sich in Entwicklung und werden nach Markteinführung hier ergänzt.
Was uns auszeichnet
Prinzipien, die durch jedes Projekt laufen
Beratung mit Tiefe
Wir analysieren Deine Prozesse und identifizieren die KI-Lösungen, die wirklich etwas bewegen – keine PowerPoint-Strategien.
Maßgeschneidert
Integrieren wir fortschrittliche KI-Systeme wie LLMs nahtlos in Deine bestehenden Prozesse und steigern Effizienz und Innovation.
Datensicherheit
Deine sensiblen Daten bleiben sicher auf Deinen Servern. Wir unterstützen bei der Einhaltung der höchsten Datenschutzstandards.
Flexibilität
Ob Cloud-Lösungen oder lokale Implementierungen – wir finden die beste Option für Deine Anforderungen.
Fördermittel & Zertifizierungen
Beratung mit anerkanntem Status
kiba solutions GmbH ist als Beratungsunternehmen in den Förderprogrammen des Bundes gelistet und autorisiert.
INQA-Coaching
Autorisierter INQA-Coach im Themenfeld Künstliche Intelligenz und Digitalisierung der Arbeitswelt. Das INQA-Coaching ist ein Förderprogramm des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS), finanziert aus Mitteln des ESF Plus.
Die Höhe eines möglichen Zuschusses wird im Einzelfall durch die bewilligende Stelle auf Grundlage der jeweils aktuellen Förderrichtlinie festgelegt.
BAFA-Berater
Gelisteter Berater im Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU" des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Zuständig für allgemeine Beratungen zur Wirtschaftlichkeit und Organisation, mit Schwerpunkt auf KI- und Digitalisierungsthemen.
Grundlage und Umfang der Förderung ergeben sich aus der BAFA-Richtlinie „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU" in der jeweils geltenden Fassung.
Wie wir vorgehen
Im Erstgespräch klären wir den Beratungsbedarf, prüfen welches Förderprogramm grundsätzlich in Frage kommt und verweisen auf die einschlägige Antragsstelle. Die Antragstellung verbleibt beim Unternehmen; wir liefern die fachliche Beratung und die für den Verwendungsnachweis erforderliche Dokumentation.
Die Darstellung dieser Programme dient der Information. Ein Rechtsanspruch auf Förderung besteht nicht und ergibt sich ausschließlich aus Bescheid der jeweiligen Bewilligungsstelle.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Aus der KIBA-Werkstatt
Kuratierte Artikel zu Forward Deployed Engineering, prüfbaren Workflows und echten Beispielen aus KMU-Projekten.
Keine Artikel gefunden. Versuche eine andere Suche.
Wer wir sind
Zwei Gründer. Berlin. 100+ Mittelstands-Projekte. Keine Zeitarbeiter, kein Sales-Layer.
INQA-Zertifizierter Coach
Seit Mai 2025 zertifiziert für Künstliche Intelligenz und Digitalisierung der Arbeitswelt
Benjamin Georg
CSO, co-CEO, Gründer
Grzegorz Olszowka
CTO, co-CEO, Gründer
kiba im Gespräch
Podcast-Ausschnitte mit Wirtschaftsanwalt Carsten Lexa — Verhandlung trifft KI.
kiba x Carsten – Podcast „Verhandlungstrainer" (Teil 1)
Im Gespräch mit Wirtschaftsanwalt und Verhandlungsexperte Carsten Lexa – über Verhandlungstechniken und KI im Geschäftsalltag.
kiba x Carsten – Podcast „Verhandlungstrainer" (Teil 2)
Teil 2 des Interviews mit Carsten Lexa – weitere Einblicke in Verhandlungsstrategien und KI-gestützte Geschäftsprozesse.