echte Arbeit statt Demo
Wir starten nicht mit Tool-Folien, sondern mit echten Mails, PDFs, Übergaben, Angeboten, Statusmeldungen und Entscheidungen. Daraus entsteht ein Workflow, den das Team fachlich prüfen kann.
FDE für KMU · echte Arbeit statt Demo
Forward Deployed
AI Engineer für KMU.KI-Sprint.
AI Engineer
im Betrieb.
KI, die ankommt.Workflow
in 3 Tagen.
Kein Workshop, kein Tool-Verkauf und keine KI-Spielerei. Ein eingebetteter AI Engineer arbeitet mit Ihrem Team an einem Prozess, der täglich Zeit kostet: Mails, Angebote, Dokumentation, Übergaben, Recherche oder Büroarbeit. In wenigen Tagen entsteht ein sicherer KI-Workflow-Entwurf mit echten Beispielen, Team-Einweisung und einem klaren nächsten Schritt. Wenn daraus ein internes Tool, eine Automation oder ein sicherer Agenten-Workflow werden soll, bietet kiba die Umsetzung danach separat an.
Welcher Prozess frisst gerade Zeit? Wir prüfen ihn mit Ihnen, bauen den ersten KI-Workflow-Entwurf und machen den nächsten Schritt klar.
3 Tage 1 Workflow Nächster Schritt
1.300 EURTagesbaustein: 1 Tag für einen Prozess oder Arbeitsbereich
3.500 EURStandard-Sprint: 3 Beratungstage netto als in sich abgeschlossene Beratung
FDE-Modellnah an den Rollen, Daten und Entscheidungen statt abstrakter KI-Strategie
Nächster Schrittstoppen, schärfen oder separat umsetzen
FörderungFörderfähigkeit individuell prüfen; INQA bleibt ein separates Coaching-Format
Forward Deployed Engineering für KMU BAFA-Fördercheck individuell INQA-zertifizierter Coach DSGVO by design Server in Europa Beratung und Umsetzung sauber getrennt
Vertrauen aus dem Mittelstand
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01 · Das Angebot
Was wir verkaufen: ein Prozess wird greifbar entlastet.
Wir verkaufen nicht BAFA. Wir verkaufen eine niedrige Einstiegshürde in echte KI-Umsetzung: ein AI Engineer kommt in den Betrieb, priorisiert mit Ihren Schlüsselrollen einen Use Case und übersetzt ihn in einen sicheren Workflow-Entwurf. Danach ist klar: stoppen, schärfen oder separat bauen. Umsetzung, Schulung und produktiver Softwarebau werden sauber getrennt und können als eigenes Umsetzungspaket angeboten werden.
Variante
Arbeitsbereiche wählen3/3
BAFA-FördercheckOhne Fördercheck
Wir kalkulieren ohne Förderannahme. Wenn BAFA relevant ist, klären wir die Förderfähigkeit separat vor dem Start. Keine Förderzusage: Antrag, Prüfung und Bewilligung liegen beim Unternehmen und der zuständigen Stelle. Start erst nach dem unverbindlichen Informationsschreiben.
02 · Forward Deployed Engineering
Was ein Forward Deployed AI Engineer bei uns macht.
Das Buzzword ist nur hilfreich, wenn es im Betrieb etwas verändert. Bei kiba heißt FDE: nah an echten Aufgaben, nah an Daten- und Freigabegrenzen, nah an der Umsetzung.
Engineering plus Prozess
Der Sprint verbindet Prozessanalyse, Prompt- und Vorlagenlogik, Tool-Auswahl, Rechte, Datenschutz und technische Umsetzbarkeit. Genau dort entsteht der Unterschied zu klassischer Beratung.
niedrige Einstiegshürde
Der 15-Minuten KI-Sprint-Check klärt zuerst, ob es einen sinnvollen Hebel gibt. Wenn ja, schlagen wir einen kleinen Sprint vor. Wenn nein, sagen wir das direkt.
03 · Passt der Klick?
KI Prozesse automatisieren heißt: erst den Ablauf treffen.
Viele suchen nach KI-Beratung, Förderung oder Implementierung. Der sinnvolle Einstieg ist enger: Welche Aufgabe soll KI ab morgen vorbereiten, damit ein Mensch schneller entscheiden kann?
Welche Aufgabe soll KI ab morgen vorbereiten?
Gute Kandidaten sind Mails vorsortieren, Angebote vorformulieren, Belege prüfen, Doku zusammenfassen oder Recherche in eine Entscheidungsvorlage übersetzen.
KI-Implementierung lohnt erst nach Prozessklarheit
Wir bauen nicht direkt ein großes System. Zuerst prüfen wir Ablauf, Datenlage, Freigaben und Risiko. Danach ist klar, ob Automation, internes Tool oder Agenten-Workflow lohnt.
kein Fördermittelgespräch
Der Check ist keine allgemeine Unternehmensberatung, keine Fördermittel-Suche und kein unverbindliches Tool-Shopping. Förderfähigkeit prüfen wir nur separat, wenn der Prozess trägt.
04 · Ergebnisbild
Ein Prozess priorisiert. Ein Workflow getestet. Der nächste Schritt klar.
Der Sprint endet nicht mit einem Foliensatz. Am Ende stehen ein priorisierter Use Case, ein geprüfter Workflow-Entwurf, Team-Enablement, klare Sicherheitsregeln und eine 90-Tage-Roadmap. Danach kann bewusst entschieden werden: stoppen, schärfen oder separat umsetzen.
Prozesskarte
Der untersuchte Prozess als Ablauf mit Medienbrüchen, Entscheidungen, Wartezeiten und Datenquellen.
Prompt- und Vorlagenpaket
Wiederverwendbare Arbeitsanweisungen, Mailbausteine, Prüfregeln und Dokumentvorlagen.
Testbarer Workflow-Entwurf
Ein mit Beispielen geprüfter Ablauf. Produktive Automationen, n8n-Setups oder Softwarebau sind optionale Umsetzung nach der Beratung.
Tool- und Rechte-Matrix
Welche Tools genutzt werden, welche Daten wohin dürfen und welche Zugriffe minimal nötig sind.
Betriebsregeln
Human-in-the-loop, Freigaben, Fehlerfälle, Wartung und klare Grenzen für den Alltag.
Umsetzungsvorschlag
Was als Nächstes gebaut werden sollte: Automation, internes Tool, Agenten-Workflow, Deployment oder Betrieb als separates Umsetzungspaket.
05 · Vorher / Nachher
Was am Freitag weniger nervt.
KMU kaufen keine KI-Abläufe. Sie kaufen weniger Nacharbeit, weniger Sucherei, schnellere Angebote und bessere Entscheidungen in ihrem echten Arbeitsalltag.
Vorher
Morgens 47 ungelesene Lieferantenmails.
Nachher
Eine priorisierte Dispo-Liste mit Engpässen, offenen Rückfragen und vorgeschlagenen Antworten.
Vorher
Rechnungen, Belege und Mahnungen liegen in drei Postfächern.
Nachher
Eine Prüfliste mit Fristen, fehlenden Angaben, Dubletten und nächsten Buchhaltungsschritten.
Vorher
Angebote bleiben nach dem Versand im Bauchgefühl hängen.
Nachher
Follow-up-Entwürfe, CRM-Notizen und Wiedervorlagen entstehen aus Projektdaten und Tonalität.
01
CEO / Geschäftsführung
Aus losen Notizen, Mails und Monatszahlen wird ein Entscheidungsbriefing mit Risiken, To-dos und nächsten Schritten.
02
Buchhaltung / Verwaltung
Aus 20 PDFs und Lieferantenmails wird eine Prüfliste mit fehlenden Angaben, Fristen und Buchungsvorschlägen.
03
Dispo / Operations
Aus offenen Tickets, Statusmeldungen und Lieferantenmails wird morgens eine priorisierte Dispo-Liste.
04
Marketing / Vertrieb
Aus Angebotsnotizen und alten Projekten entstehen Follow-ups, Antwortbausteine und ein sauberer CRM-Nächster-Schritt.
06 · Ablauf
Vier Stationen, damit aus KI ein Betriebsablauf wird.
Tag 01 · Tag 1 vor Ort
Analyse.
Wir laufen den echten Arbeitsalltag durch: Mails, PDFs, Übergaben, Ausnahmen, Freigaben und Engpässe.
- Prozesskarte
- Quick-Win-Liste
- Risiko-Check
06 · Teilnahme
Wer dabei sein muss und wofür der Sprint nicht gedacht ist.
Teilnehmende
- Geschäftsführung oder Sponsor: Kickoff, Prioritäten, Abschlussentscheidung.
- Prozessverantwortliche Person: 2 bis 4 Arbeitsblöcke mit echten Fällen.
- Power-User oder Teamlead: testet Prompts, Vorlagen und neue Routinen.
- Entscheidungsperson für Umsetzung: klärt Budget, Reihenfolge und nächstes Paket.
- Datenschutz oder Compliance optional: wenn sensible Daten, Kundenakten oder regulierte Prozesse betroffen sind.
- Admin/IT optional: nur wenn Zugänge, Schnittstellen oder Integrationen betroffen sind.
Nicht geeignet für
- keine vollständige ERP-, CRM- oder DMS-Migration in drei Tagen
- keine autonomen Rechts-, Personal- oder Kreditentscheidungen
- kein Sprint ohne Prozessverantwortliche im Raum
- keine garantierte BAFA-Bewilligung und kein Start vor dem unverbindlichen Informationsschreiben
- keine geförderte Softwareentwicklung, Schulung oder Tool-Beschaffung als Teil der BAFA-Beratung
- keine Kombination von BAFA und INQA für denselben Beratungsvorgang
07 · Sicherheit
KI darf helfen, aber nicht blind handeln.
OpenClaw und Hermes Agent sind gute Beispiele dafür, warum KI-Deployment nicht nur Tool-Auswahl ist. Sobald Agenten Dateien lesen, Nachrichten verarbeiten, Browser, Terminal, Kalender oder APIs nutzen, wird Sicherheit zum Kern des Produkts.
DSGVO & Sicherheit
Sensible Daten, Cloud-Tools und Modellanbieter werden vorab eingeordnet; kritische Daten bleiben geschützt.
Minimale Rechte
Agenten und Tools bekommen nur die Zugriffe, die für den jeweiligen Workflow nötig sind.
Human-in-the-loop
Externe Mails, Zahlungen, kritische Dokumente und operative Entscheidungen bleiben in der Freigabe.
Server in Europa
Wo Cloud nötig ist, bevorzugen wir europäische Serverstandorte und dokumentieren die Datenwege.
Datenzonen
Lokale Daten, Kundendaten, Cloud-Tools und Modellanbieter werden sichtbar getrennt.
Agenten-Governance
OpenClaw, Hermes Agent und ähnliche Werkzeuge werden erst mit Tool-Grenzen, Logs, Sandbox und Freigaben produktiv.
OpenClaw zeigt den Sprung vom Chat zum handelnden Agenten
Messaging, Tools, Browser, Skills und Automationen werden praktisch. Für KMU heißt das: Der Nutzen steigt, aber nur mit klaren Rechten, Datenzonen und DM-/Kanal-Grenzen.
Hermes Agent macht Memory, Skills und Remote-Workflows sichtbar
Wenn Agenten lernen, Skills erzeugen, Terminal-Backends nutzen und über mehrere Kanäle arbeiten, braucht der Betrieb Logging, Approval Gates und klare Tool-Grenzen.
Agentic AI Security gehört vor das Deployment
Prompt-Injection, untrusted input, überbreite Berechtigungen und blinde Außenwirkung werden im Sprint früh begrenzt: minimale Rechte, Human-in-the-loop und dokumentierte Betriebsregeln.
08 · Förderung sauber eingeordnet15-Minuten Check sichern
KI-Beratung für KMU — BAFA-Förderfähigkeit sauber prüfen.
Wir machen keine pauschalen Zuschuss- oder Eigenanteilsversprechen. Ob BAFA für Ihren konkreten Beratungsvorgang passt, klären wir individuell vor dem Start. Nach drei Tagen wissen Sie, wo KI in Ihrem Betrieb realistisch Zeit und Geld spart.
Der KI-Praxis-Sprint ist eine Unternehmensberatung im Sinne der BAFA-Rahmenrichtlinie: Wir analysieren einen Ihrer realen Prozesse, prüfen Datenflüsse und Risiken, empfehlen passende KI-Werkzeuge und übergeben einen unterschriftsfähigen Beratungsbericht mit 90-Tage-Plan. Ob diese KI-Beratung für Ihr Unternehmen förderfähig ist, klären wir vor Vertragsbeginn; Antrag, Prüfung und Bewilligung liegen beim Unternehmen und der zuständigen Stelle.
Berlin · Fördercheck ohne PreisversprechenWir prüfen Programmzugang, Beratungsgegenstand und Startlogik individuell vor Vertragsbeginn.Keine pauschale Zuschussquote, kein beworbener Eigenanteil.
Brandenburg · Fördercheck ohne PreisversprechenWir prüfen Programmzugang, Beratungsgegenstand und Startlogik individuell vor Vertragsbeginn.Keine pauschale Zuschussquote, kein beworbener Eigenanteil.
Was Sie nach dem Sprint in der Hand haben:
- Analyse Ihres Ist-Prozesses und der wirtschaftlichen Hebel
- Prozesskarte mit Datenzonen- und Sicherheitskonzept (DSGVO-konform)
- Tool- und Rechte-Matrix mit konkreter KI-Empfehlung für Ihren Use Case
- ROI-Einschätzung und 90-Tage-Plan zur Umsetzung
- Unterschriftsfähiger Beratungsbericht (Verwendungsnachweis-fähig)
Passt der Use Case? In 15 Minuten eingeordnet.
Förderfähigkeit prüfen wir separat und individuell, ohne Zusage oder Preisversprechen.
09 · Proof statt Versprechen
Woran man einen guten Sprint erkennt.
Vertrauliche Kundendaten bleiben vertraulich. Statt echte Kundenvorgänge öffentlich zu zeigen, arbeiten wir mit Beispielmustern: synthetisch und anonymisiert, aber nah an typischen Dispo-, Verwaltungs- und Umsetzungsfragen aus KI-, Automations- und Beratungsprojekten.
Beispielmuster Dispo
Synthetisch und anonymisiert: aus Statusmails, Telefonnotizen und Lieferanteninfos wird eine priorisierte Tagesliste mit Risiken und Rückfragen.
Beispielmuster Verwaltung
Synthetisch und anonymisiert: Belege, Mahnungen und Rückfragen werden vorsortiert, aber erst nach menschlicher Freigabe weiterverarbeitet.
Beispielmuster Umsetzung
Synthetisch und anonymisiert: ein getesteter Workflow wird in einen 90-Tage-Plan und ein separates Umsetzungspaket übersetzt.
15-Minuten KI-Sprint-Check
Schick uns den Prozess, der gerade Zeit kostet.
Nenne kurz Branche, Teamgröße und den Prozess, der gerade Zeit kostet. Wir melden uns mit einer Sprint-Skizze: welcher Hebel sinnvoll ist, wie der erste Workflow aussehen könnte und welche nächsten Schritte realistisch sind. Förderfähigkeit prüfen wir sauber separat.
Antwort innerhalb eines Werktags info@kiba.berlin
Aktuelle Auswahl:Standard-Sprint: mehrere BereicheCEO, Buchhaltung, Dispo
Ein kurzer Kontext reicht: Prozess, Team, Branche und was heute zu viel Handarbeit frisst. Wir antworten mit einer pragmatischen Einschätzung, nicht mit einer Sales-Schleife.