Der Einstieg: Ein Beispiel aus der Praxis

Kürzlich im Gespräch mit einem Elektromeister: Er wusste, dass KI seinen Betrieb voranbringen könnte – Angebote schneller erstellen, Kundenanfragen automatisiert beantworten, Tourenplanung intelligent optimieren. Doch die entscheidende Frage blieb: Wo beginnen und welche Investitionen sind erforderlich?

Als ich ihm erläuterte, dass der Staat bis zu 80% der Beratungskosten übernehmen kann (bundeslandabhängig), war die Überraschung groß. Die BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen ist tatsächlich einer der effektivsten Einstiegspunkte in die KI-Transformation für kleine und mittlere Unternehmen (KMU).

Was ist die BAFA-Förderung?

BAFA steht für das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Im Rahmen des Förderprogramms "Förderung von Unternehmensberatungen für KMU" bezuschussen das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz und der Europäische Sozialfonds Plus Beratungsleistungen für kleine und mittlere Unternehmen – KI- und Digitalisierungsberatung ist dabei ausdrücklich förderfähig.

Ein Rechenbeispiel:

Die BAFA fördert maximal 3.500 Euro netto Beratungskosten. Bei einer Beratung für genau 3.500 Euro zahlen Sie in Berlin (50%) nur 1.750 Euro Eigenanteil, in Brandenburg (80%) sogar nur 700 Euro. Kostet die Beratung mehr — etwa 7.000 Euro für ein umfassendes Strategieprojekt — wird nur der förderfähige Anteil bezuschusst: Ihr Eigenanteil liegt dann bei 5.250 Euro (Berlin) bzw. 4.200 Euro (Brandenburg). Tipp: Teilen Sie größere Projekte in mehrere förderfähige Beratungsmodule auf.

Dafür erhalten Sie einen umfassenden Fahrplan, wie Ihr Unternehmen mit KI effizienter arbeiten kann – inklusive konkreter Tool-Empfehlungen, Kostenabschätzungen und Umsetzungsplan.

Warum BAFA der optimale Einstieg in KI ist

Die Herausforderung des unstrukturierten Anfangs

Die Medien berichten täglich über ChatGPT, KI-Automatisierung und digitale Assistenten. Doch viele Unternehmer stehen vor der Frage: Was bedeutet das konkret für meinen Betrieb? Wo liegt der sinnvolle Einstiegspunkt? Welche Werkzeuge passen zur eigenen Situation? Welche Investitionen sind realistisch?

Das Ergebnis ohne professionelle Begleitung ist häufig: Ein Ausprobieren verschiedener Tools, vielleicht ein ChatGPT-Abonnement für 20 Euro monatlich – das nach wenigen Wochen ungenutzt bleibt, weil die Integration in bestehende Arbeitsprozesse unklar ist.

Schlimmstenfalls betrauen die Mitarbeitenden ChatGPT mit Unternehmens- oder Kundendaten, die dadurch in das Training der Modelle einfließen könnten.

Genau hier setzt die BAFA-geförderte Beratung an. Statt unkoordinierter Experimente erhalten Sie einen strukturierten Fahrplan von Experten mit umfangreicher Projekterfahrung.

Was eine professionelle Digitalisierungsberatung leistet

Eine BAFA-geförderte Beratung ist kein allgemeiner Vortrag über Zukunftstrends. Es geht um Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse, Ihre spezifischen Herausforderungen. Das Ergebnis umfasst:

• Bestandsaufnahme: Analyse bestehender Prozesse – Stärken und Optimierungspotenziale
• Potenzialanalyse: Identifikation von KI-Einsatzmöglichkeiten mit echtem Mehrwert
• Tool-Empfehlungen: Passende Softwarelösungen mit realistischen Kosteneinschätzungen
• Umsetzungsplan: Priorisierte Maßnahmen mit klarer Handlungsanleitung
• ROI-Berechnung: Wirtschaftlichkeitsanalyse der empfohlenen Investitionen

Wichtig zu wissen: Der erarbeitete Plan gehört Ihnen. Sie können ihn eigenständig umsetzen, mit einem anderen Partner weiterentwickeln oder die Zusammenarbeit mit uns fortsetzen. Es gibt keine Bindung.

Von der Beratung zur Umsetzung – Das Stufenmodell

In der Praxis entwickelt sich aus einer Beratung häufig mehr. Nicht aufgrund von Verkaufsdruck – sondern weil die Beratung als Katalysator wirkt und Potenziale sichtbar macht.

Das Stufenmodell: Von der Beratung zum eigenen Produkt

Nicht jedes Unternehmen strebt eine eigene Softwareentwicklung an. Das Stufenmodell bietet Flexibilität – auf jeder Ebene kann eigenständig weitergearbeitet werden.

Die Mehrheit der Kunden bewegt sich zwischen Stufe 2 und 3. Stufe 4 ist für Unternehmen interessant, die Branchenpotenzial erkannt haben und dieses gemeinsam erschließen möchten.

Der Ablauf der BAFA-Beratung

Schritt 1: Antragstellung

Der Antrag wird online über die BAFA-Website gestellt. Das Formular erfordert Basisdaten zum Unternehmen und die Auswahl eines akkreditierten Beraters. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel wenige Werktage.

Schritt 2: Erstgespräch und Bestandsaufnahme

Im Erstgespräch – vor Ort oder per Videokonferenz – werden die aktuellen Betriebsabläufe analysiert. Im Fokus stehen: Wo werden Ressourcen gebunden? Welche Prozesse weisen Optimierungspotenzial auf? Welche Ziele sollen erreicht werden?

Schritt 3: Analyse und Konzepterstellung

Basierend auf dem Erstgespräch erfolgt eine detaillierte Prozessanalyse. Der Beratungsbericht umfasst:

• Ist-Analyse der aktuellen Situation
• Identifizierte Optimierungspotenziale
• Konkrete Tool- und Lösungsempfehlungen
• Priorisierter Maßnahmenplan
• Kostenabschätzung und ROI-Berechnung

Schritt 4: Ergebnispräsentation im Workshop und weitere Schritte

Die Ergebnisse werden gemeinsam besprochen, Fragen geklärt und Prioritäten diskutiert. Die Entscheidung über das weitere Vorgehen – eigenständige Umsetzung, Beantragung weiterer Fördermittel oder Folgeprojekt – liegt bei Ihnen.

Zielgruppe: Für wen ist die BAFA-Beratung geeignet?

Ideale Voraussetzungen

• Sie führen ein kleines oder mittleres Unternehmen (unter 250 Mitarbeiter)
• Sie erkennen die Bedeutung der Digitalen Transformation, benötigen aber Orientierung beim Einstieg
• Sie möchten Ressourcen gezielt einsetzen und einen klaren Plan erhalten
• Sie suchen konkrete Handlungsempfehlungen statt allgemeiner Trends
• Ihr Betrieb ist in Deutschland ansässig und mindestens seit einem Jahr geschäftlich tätig, idealerweise seit mehr als zwei Jahren

Weniger geeignete Konstellationen für die BAFA-Förderung

• Sie befinden sich in der Gründungsphase (andere Förderprogramme sind hier passender)
• Sie haben bereits einen detaillierten Digitalisierungsplan und benötigen ausschließlich Umsetzungsunterstützung
• Ihr Unternehmen hat in den letzten Jahren bereits mehrere BAFA-Beratungen in Anspruch genommen (Fördergrenzen beachten)

Häufige Fragen zur BAFA-Förderung

Muss ich nach einer BAFA-Beratung die Empfehlungen umsetzen?

Nein. Die BAFA-Beratung ist ergebnisoffen. Sie erhalten Empfehlungen und einen Maßnahmenplan – die Entscheidung über die Umsetzung liegt vollständig bei Ihnen. Es gibt keine vertragliche Bindung an den Berater und keine Verpflichtung, die empfohlenen Maßnahmen durchzuführen.

Wie lange dauert es, bis ein BAFA-Antrag genehmigt wird?

In der Regel 1–5 Werktage. Das Verfahren ist bewusst schlank gehalten. Wichtig: Mit der Beratung darf erst nach Erhalt der Genehmigung (Inaussichtstellung der Förderung) begonnen werden. Rückwirkende Förderung ist ausgeschlossen.

Kann ich meinen BAFA-Berater selbst auswählen?

Ja, sofern der Berater bei der BAFA akkreditiert ist. Sie können frei aus der Liste zugelassener Beratungsunternehmen wählen. Die kiba solutions GmbH ist zugelassener BAFA-Berater mit Schwerpunkt KI und Digitalisierung für den Mittelstand.

Wie viel kostet BAFA-Beratung für KI-Projekte nach Förderung?

Die förderfähigen Beratungskosten betragen maximal 3.500 Euro netto. Bei einer Beratung in diesem Rahmen zahlen Sie in Berlin (50%) einen Eigenanteil von 1.750 Euro, in den neuen Bundesländern (80%) nur 700 Euro. Liegt die Beratung über 3.500 Euro, wird nur der förderfähige Anteil bezuschusst. Pro Unternehmen sind bis zu 5 Beratungen pro Förderperiode (bis 31.12.2026) möglich, maximal 2 pro Jahr.

Können Startups und junge Unternehmen BAFA-Förderung beantragen?

Unternehmen im ersten Jahr nach Gründung können unter bestimmten Voraussetzungen eine höhere Förderquote erhalten. Für Jungunternehmen (bis 2 Jahre) gelten Sonderkonditionen. Das Unternehmen muss jedoch in Deutschland ansässig und gewerblich tätig sein.

Wann bekomme ich den BAFA-Zuschuss ausgezahlt?

Die Beratungskosten werden zunächst vollständig vom Unternehmen bezahlt. Der Zuschuss wird nach Abschluss der Beratung und Einreichung der Verwendungsnachweise erstattet. Die Bearbeitungszeit der Erstattung beträgt ca. 4–6 Wochen.

Fazit: Der strategisch kluge Einstieg

Die BAFA-Förderung ist nicht der einzige Weg in die Digitalisierung – aber einer der risikoärmsten. Für einen überschaubaren Eigenanteil erhalten Sie einen umfassenden Fahrplan, ohne sich vorab auf kostenintensive Software oder langfristige Projekte festlegen zu müssen.

Sie gewinnen Klarheit darüber, welche Maßnahmen für Ihren Betrieb tatsächlich Sinn ergeben. Sie haben einen Plan, den Sie in Ihrem Tempo umsetzen können – eigenständig oder mit professioneller Begleitung.

"Die BAFA-Beratung war eine der sinnvollsten Investitionen des Jahres. Nicht weil danach alles anders war – sondern weil wir endlich wussten, welche Schritte die richtigen sind."

— Elektromeister aus Brandenburg, drei Monate nach der Beratung