Warum über Kosten reden?

Wenn Sie als Geschäftsführer oder Entscheider im Mittelstand über KI nachdenken, ist die Kostenfrage berechtigt und wichtig. Zu viele Berater antworten darauf mit "kommt drauf an" und einem 60-seitigen Angebot. Das hilft niemandem.

In diesem Artikel legen wir die Karten auf den Tisch: Was kostet KI-Beratung tatsächlich, welche Förderungen stehen Ihnen zu, und ab wann rechnet sich die Investition? Keine Marketingfloskeln, sondern Zahlen aus der Praxis.

Was kostet ein KI-Berater pro Tag?

Die Tagessätze für KI-Beratung in Deutschland variieren erheblich. Der Preis allein sagt wenig über die Qualität aus, aber er gibt Ihnen eine Orientierung, was marktüblich ist.

Ein wichtiger Unterschied: Bei einer großen Beratung zahlen Sie den Tagessatz oft für ein Team, das aus einem Senior-Partner (den Sie im Pitch kennengelernt haben) und zwei bis drei Juniorberatern besteht, die dann die eigentliche Arbeit machen. Bei einer spezialisierten KI-Agentur arbeiten Sie in der Regel direkt mit den Experten, die auch die Umsetzung verantworten.

Für den deutschen Mittelstand ist die spezialisierte Agentur oder der erfahrene Freelancer meistens der bessere Fit: Sie bekommen direkten Zugang zu Fachwissen, ohne den Overhead einer großen Beratungsstruktur mitzubezahlen.

Was kosten typische KI-Beratungsprojekte?

Tagessätze sind eine Sache. Aber was kostet ein konkretes Projekt? Hier sind die gängigsten Formate mit realistischen Preisspannen:

Der kluge Einstieg: Starten Sie mit einem Strategieworkshop oder einer BAFA-geförderten Beratung. So investieren Sie einen überschaubaren Betrag, erhalten einen klaren Fahrplan und können dann informiert entscheiden, ob und wie Sie weitergehen.

Welche Fördermittel gibt es für KI-Beratung?

Hier wird es für den Mittelstand richtig interessant. Es gibt staatliche Förderprogramme, die einen erheblichen Teil der Beratungskosten übernehmen. Das wichtigste Programm ist die BAFA-Förderung.

BAFA-Förderung: Bis zu 80% Zuschuss

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördert Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen. KI- und Digitalisierungsberatung ist ausdrücklich förderfähig.

Rechenbeispiel: Was zahlen Sie wirklich?

Die BAFA fördert maximal 3.500 Euro netto Beratungskosten pro Beratung. Bei typischen KI-Beratungen, die innerhalb dieses Rahmens liegen:

Liegt die Beratung über 3.500 Euro netto — etwa bei einem umfassenden Strategieworkshop für 7.000 Euro — wird trotzdem nur der Maximalbetrag gefördert. Ihr Eigenanteil steigt dann entsprechend (Berlin: 5.250 €, Brandenburg: 4.200 €). Aber: Sie können bis zu 5 Beratungen pro Förderperiode beantragen, maximal 2 pro Jahr. Clevere Unternehmen teilen größere Beratungsprojekte in mehrere förderfähige Module auf.

Für einen Eigenanteil von 700 bis 1.750 Euro pro Beratungsmodul erhalten Sie professionelle Analyse, konkrete Tool-Empfehlungen und einen priorisierten Maßnahmenplan. Das ist einer der besten Deals, den der deutsche Förderstaat Ihnen als Unternehmer bietet.

Weitere Förderprogramme

Neben der BAFA-Förderung existieren weitere Programme, die KI-Projekte im Mittelstand unterstützen:

• ERP-Förderkredit Digitalisierung (KfW 511/512): Seit Juli 2025 bietet die KfW zinsgünstige Darlehen bis 25 Mio. Euro für Digitalisierungsvorhaben, plus Zuschüsse bis 200.000 Euro. Drei Förderstufen (Basis, LevelUp, HighEnd) — je höher der digitale Reifegrad, desto günstiger der Zinssatz. Voraussetzung: KfW Digitalisierungs-Check.
• Digitalprämie Berlin (IBB): Nicht rückzahlbarer Zuschuss in Höhe von 50% der Kosten, maximal 17.000 Euro, für Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Für Berliner KMU bis 249 Beschäftigte und Soloselbstständige.
• Landesförderprogramme: Brandenburg (ILB), Sachsen, Bayern und andere Länder haben eigene Digitalisierungszuschüsse. Details variieren stark — fragen Sie Ihre zuständige IHK.
• Mittelstand-Digital Zentren: Kostenlose, anbieterneutrale Beratung, Workshops und Technologie-Checks durch bundesweite regionale Zentren. Themen: Digitalisierung, KI und Cybersicherheit. Läuft bis Ende 2026, Nachfolgeprogramm ab 2027 geplant.

Welche versteckten Kosten vergessen die meisten?

Die Beratungskosten sind nur ein Teil der Rechnung. Viele Unternehmen planen zu knapp, weil sie folgende Positionen nicht berücksichtigen:

1. Schulung und Change Management

Die beste KI-Lösung bringt nichts, wenn Ihr Team sie nicht nutzt. Planen Sie 10-20% des Projektbudgets für Schulungen ein. Ein zweitägiges Training für 10 Mitarbeiter kostet typischerweise 3.000 bis 5.000 Euro. Das klingt nach viel, spart aber langfristig enorm, weil die Akzeptanz steigt und die Nutzung tatsächlich stattfindet.

2. Infrastruktur und laufende Kosten

KI-Systeme brauchen Rechenleistung, API-Zugriffe oder Hosting. Die monatlichen Betriebskosten liegen bei einfachen Cloud-Lösungen bei 50 bis 500 Euro, bei On-Premise-Systemen fallen einmalige Hardwarekosten von 2.000 bis 10.000 Euro an. Dazu kommen API-Kosten für Sprachmodelle, die je nach Nutzungsintensität zwischen 50 und 2.000 Euro monatlich liegen.

3. Wartung und Weiterentwicklung

KI-Systeme müssen gepflegt werden. Modelle veralten, Schnittstellen ändern sich, neue Anforderungen entstehen. Kalkulieren Sie 15-25% der initialen Entwicklungskosten als jährliche Wartungspauschale ein. Bei einem 50.000-Euro-Projekt sind das 7.500 bis 12.500 Euro pro Jahr.

4. Interne Zeitkosten

Oft unterschätzt: Ihre eigene Zeit und die Ihrer Mitarbeiter. Beratungsprojekte erfordern Workshops, Abstimmungen und Feedback-Schleifen. Rechnen Sie mit 2-4 Stunden pro Woche für den internen Ansprechpartner. Das ist keine verlorene Zeit, sondern eine Investition in die Qualität des Ergebnisses.

Wann rechnet sich KI-Beratung? ROI-Erwartungen im Mittelstand

Die ehrliche Antwort: Es hängt vom Projekt ab. Aber es gibt belastbare Erfahrungswerte, die Ihnen bei der Einschätzung helfen.

Diese Zahlen stammen aus unserer Projekterfahrung im deutschen Mittelstand und decken sich mit den Ergebnissen internationaler Studien. Wichtig: Die Einsparungen kommen nicht allein durch die Technologie, sondern durch die Kombination aus optimierten Prozessen und intelligenter Automatisierung.

Wie Sie den ROI selbst einschätzen

Stellen Sie sich drei Fragen:

1. Wie viele Stunden pro Woche verbringt Ihr Team mit der Aufgabe, die automatisiert werden soll?
2. Was kosten diese Stunden? (Vollkosten inkl. Arbeitgeberanteil, typischerweise 40-70 Euro pro Stunde im Mittelstand)
3. Welchen Anteil kann KI realistisch übernehmen? (Konservativ: 30-50%)

Wenn drei Mitarbeiter jeweils 10 Stunden pro Woche mit einer Aufgabe verbringen (Vollkosten: 50 Euro/Stunde), sind das 6.500 Euro pro Monat. Eine 40%-Automatisierung spart 2.600 Euro monatlich. Ein 15.000-Euro-Pilotprojekt rechnet sich dann in unter 6 Monaten.

Woran erkennen Sie einen guten KI-Berater?

Der Markt für KI-Beratung ist unreguliert. Jeder kann sich KI-Berater nennen. Umso wichtiger ist es, die Spreu vom Weizen zu trennen.

Gute Zeichen

• Nachweisbare Referenzen: Konkrete Projekte mit messbaren Ergebnissen, nicht nur Logos auf der Website
• Technische Tiefe: Der Berater versteht nicht nur die Strategie, sondern auch die Technologie dahinter
• Branchenverständnis: Kennt die spezifischen Herausforderungen Ihrer Branche, nicht nur generische KI-Trends
• Ehrliche Einschätzung: Sagt Ihnen auch, wenn KI für ein bestimmtes Problem nicht die beste Lösung ist
• Akkreditierungen: BAFA-Zulassung, INQA-Coaching-Zertifizierung oder vergleichbare Qualifikationsnachweise
• Transparente Preisgestaltung: Klare Angebote mit definiertem Leistungsumfang, keine versteckten Kosten

Red Flags: Wann Sie skeptisch werden sollten

• "KI löst all Ihre Probleme": Wer das verspricht, hat entweder keine Ahnung oder keine Skrupel. Beides schlecht.
• Keine eigene technische Kompetenz: Berater, die nur PowerPoint-Folien liefern und für die Umsetzung an Dritte verweisen, liefern nur die halbe Leistung.
• Unklare Ergebnisdefinition: Wenn im Angebot nicht steht, was Sie konkret als Ergebnis erhalten, fehlt die Verbindlichkeit.
• Sofortige Langzeitverträge: Ein guter Berater zeigt erst Ergebnisse, bevor er langfristige Bindungen eingeht.
• Kein Datenschutz-Bewusstsein: Wer in Deutschland KI-Beratung macht und die DSGVO nicht von Anfang an mitdenkt, ist nicht seriös.
• Reine Toolverkäufer: Berater, die Ihnen nur ein bestimmtes Produkt verkaufen wollen, beraten nicht neutral.

"Die teuerste Beratung ist die, die Ihnen nichts bringt. Die zweitteuerste ist die, die Ihnen das Falsche empfiehlt. Beides lässt sich durch sorgfältige Auswahl vermeiden."

Ist billige KI-Beratung eine gute Idee?

Die kurze Antwort: Meistens nicht. Aber teuer heißt auch nicht automatisch gut.

Wenn ein Berater 800 Euro Tagessatz aufruft, muss er extrem effizient arbeiten, um davon leben zu können. Das geht oft zulasten der Qualität: weniger Recherche, generische Empfehlungen, kein echtes Eintauchen in Ihre spezifische Situation. Im schlimmsten Fall erhalten Sie einen generischen Bericht, der für jedes Unternehmen gelten könnte.

Auf der anderen Seite: Ein Tagessatz von 4.000 Euro bei einer großen Beratung bedeutet nicht, dass die Arbeit doppelt so gut ist wie bei 2.000 Euro. Sie zahlen dort auch für Marke, Overhead und Junior-Berater, die erst einlernen müssen.

Der Sweet Spot

Für den deutschen Mittelstand liegt das beste Preis-Leistungs-Verhältnis typischerweise bei 1.500 bis 2.500 Euro Tagessatz. In diesem Bereich finden Sie spezialisierte Berater und Agenturen, die:

• Technische Expertise und Branchenkenntnis mitbringen
• Sowohl Strategie als auch Umsetzung abdecken
• Auf Augenhöhe mit Ihnen arbeiten, nicht von oben herab
• Ergebnisse liefern, die Sie tatsächlich umsetzen können

Und vergessen Sie nicht die BAFA-Förderung: Bei einem Eigenanteil von 700 bis 1.750 Euro pro Beratungsmodul stellt sich die Frage, ob Sie es sich leisten können, es nicht zu tun.

Fazit: Lohnt sich KI-Beratung für Ihr Unternehmen?

KI-Beratung im deutschen Mittelstand ist keine Luxusausgabe mehr, sondern eine strategische Investition. Die Kosten sind überschaubar, besonders mit staatlicher Förderung, und der ROI liegt bei den meisten Projekten unter einem Jahr.

Unser ehrlicher Rat: Starten Sie klein, messen Sie Ergebnisse und skalieren Sie dann. Eine BAFA-geförderte Beratung ist der risikoärmste Einstieg. Sie zahlen wenig, bekommen viel und sind zu nichts verpflichtet.

Häufig gestellte Fragen zur KI-Beratung in Deutschland

Was kostet ein KI-Berater pro Stunde?

Stundensätze liegen typischerweise zwischen 150 und 350 Euro bei spezialisierten Beratern und KI-Agenturen. Große Beratungshäuser rechnen mit 250 bis 600 Euro pro Stunde. Die meisten KI-Berater arbeiten allerdings mit Tages- oder Projektsätzen, weil Stundenabrechnungen den falschen Anreiz setzen: Sie belohnen langsames Arbeiten.

Kann ich die BAFA-Förderung für KI-Beratung nutzen?

Ja. Die BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen umfasst ausdrücklich Digitalisierungs- und KI-Beratung. Voraussetzung ist, dass Sie ein KMU mit weniger als 250 Mitarbeitern sind und einen bei der BAFA akkreditierten Berater beauftragen. Die förderfähigen Beratungskosten betragen maximal 3.500 Euro netto. Der Zuschuss liegt bei 50% (alte Bundesländer, max. 1.750 Euro) bzw. 80% (neue Bundesländer, max. 2.800 Euro). Pro Förderperiode sind bis zu 5 Beratungen möglich.

Wie lange dauert ein typisches KI-Beratungsprojekt?

Ein Strategieworkshop dauert 1 bis 3 Tage. Eine BAFA-geförderte Beratung umfasst typischerweise 3 bis 4 Wochen (von Erstgespräch bis Ergebnispräsentation). Ein Pilotprojekt ist in 4 bis 8 Wochen umgesetzt. Größere Entwicklungsprojekte dauern 3 bis 12 Monate.

Brauche ich als kleines Unternehmen wirklich KI-Beratung?

Nicht unbedingt. Wenn Ihr Unternehmen weniger als 5 Mitarbeiter hat und Ihre Prozesse überschaubar sind, kommen Sie möglicherweise mit Standardtools wie ChatGPT oder Microsoft Copilot aus. Sobald Sie aber wiederkehrende Prozesse automatisieren, Kundendaten DSGVO-konform mit KI verarbeiten oder eine individuelle Lösung entwickeln wollen, macht professionelle Beratung den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Implementierung und einem teuren Experiment.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Beratung und KI-Entwicklung?

KI-Beratung analysiert Ihre Situation, identifiziert Potenziale und erstellt einen Fahrplan. KI-Entwicklung setzt diesen Fahrplan technisch um. Manche Anbieter decken beides ab, andere spezialisieren sich auf eines davon. Für den Einstieg empfehlen wir einen Anbieter, der beides kann: So stellen Sie sicher, dass die Beratungsempfehlungen auch technisch realistisch und umsetzbar sind.

Welche Datenschutz-Anforderungen gelten für KI in Deutschland?

In Deutschland gelten die DSGVO und zunehmend auch die EU-KI-Verordnung (AI Act). Für Unternehmen bedeutet das: Personenbezogene Daten dürfen nicht ohne Weiteres an Cloud-KI-Dienste wie ChatGPT übermittelt werden. Ein seriöser KI-Berater thematisiert Datenschutz von Anfang an und empfiehlt bei sensiblen Daten On-Premise-Lösungen oder europäische Cloud-Anbieter.

Gibt es KI-Beratung speziell für den deutschen Mittelstand?

Ja. Neben den großen, internationalen Beratungshäusern gibt es spezialisierte Anbieter, die sich explizit auf KMU in Deutschland fokussieren. Diese Anbieter kennen die spezifischen Herausforderungen des Mittelstands: begrenzte IT-Abteilungen, strenge Datenschutz-Anforderungen, pragmatische Unternehmenskultur und der Wunsch nach schnellen, messbaren Ergebnissen statt theoretischer Strategiepapiere.